Об утверждении инструкции по делопроизводству в Совете Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан

В соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71  (далее - Правила делопроизводства), с учетом положений Приказа Росархива от 25.12.2020 N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления":

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Совете Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан (далее - Инструкция).

2. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в Совете Верхнеуслонского муниципального района. утвержденную распоряжением Главы Верхнеуслонского муниципального района от 04.08.2017 года № 10.

3. Ознакомить работников Совета Верхнеуслонского муниципального района с данной инструкцией по делопроизводству для дальнейшего применения в работе.

И. о. главы Верхнеуслонского

муниципального района                                                               С.В. Осянин

УТВЕРЖДЕНА

Распоряжением Главы Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан

от _____ №_____

Инструкция по делопроизводству в Совете Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Совете Верхнеуслонского муниципального района (далее – Инструкция, Совет) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Совета документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71, Приказом Росархива от 25.12.2020 N 199 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления", Положением о Совете Верхнеуслонского муниципального района, утвержденным решением Совета Верхнеуслонского муниципального района от 13.09.2021 № 13-158

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами в Совете независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий. Организация делопроизводства в Совете  осуществляется с использованием информационной системы электронного документооборота (далее - СЭД) Совете.

Системы автоматизированной обработки документов, применяемые в Совете должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы в Совете  с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - граждане), организаций и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций, порядок рассмотрения которых регулируется Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, регулируются постановлением Главы от _ 2018 года №__"Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Совете Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан "

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о деятельности Совета  осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

1.8. Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении в Совете  муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

1.9. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, установленных Инструкцией, а также их подготовки к передаче на архивное хранение.

1.10. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в Совете  на основе единой политики и принципов, в том числе посредством применения современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в отдела Совета  (далее - структурные подразделения) осуществляет руководитель аппарата Совета.

1.11. Ответственность за организацию, ведение и состояние делопроизводства в отделах Совета  возлагается на их начальников.

1.12. Должностные обязанности, права и ответственность работников, ответственных за делопроизводство в Совете, определяются должностными регламентами.(должностными инструкциями)

1.13. При уходе специалистов Совета  в отпуск, выбытии их в командировку, в случае временной нетрудоспособности, имеющиеся у них документы и дела, по указанию руководителя аппарата Совета передаются другому работнику.

При увольнении (в случае прекращения служебного контракта) или переводе по службе работника передача документов и дел осуществляется по акту.

1.14. О случаях утраты зарегистрированного подлинника (оригинала) документа работник обязан незамедлительно доложить руководителю аппарата Совета, после чего составляется акт об утрате зарегистрированного подлинника (оригинала) документа, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, а затем предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности Совета, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.16. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется постановление Главы района по согласованию с Федеральным архивным агентством.

II. Основные понятия

2. В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

виза - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

внутренняя (внутриведомственная) переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами Совета;

дело - отдельный документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу деятельности Совете, помещенный в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов в Совете;

дипломатическая почта - корреспонденция, поступающая из посольств, консульств, представительств и других учреждений Российской Федерации за рубежом, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты, которая предназначена для обеспечения внешнеполитической деятельности Российской Федерации, взаимодействия Министерства иностранных дел Российской Федерации, иных федеральных государственных органов с дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Российской Федерации, представительствами Российской Федерации при международных (межгосударственных, межправительственных) организациях (далее - загранучреждения), а также между загранучреждениями;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Совета;

документирование - фиксация информации на материальных носителях по установленным правилам;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

иностранная корреспонденция - корреспонденция, поступающая из иностранных посольств, консульств, министерств и ведомств, компаний, фондов, ассоциаций и других иностранных организаций, в том числе с использованием каналов факсимильной связи и электронной почты;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

лист согласования (визирования) документа - часть документа с отметками (визами) о согласовании;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в Совете, с указанием сроков их хранения;

нормативный правовой акт - это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Совет  и созданных им за определенный период;

официальный документ - документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов, установленных Инструкцией;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

резолюция (поручение) - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

реквизит документа - элемент оформления документа;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система (компьютерная программа, программное обеспечение), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение, регистрация), а также взаимодействие между муниципальными служащими (направление документов, поручений, отправка уведомлений и т.п.);

служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронная копия документа - копия документа, созданная в электронной форме;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с применением автоматизированной информационной системы;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

III. Создание документов в Совете

В Совете  создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

При создании электронных документов используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, в том числе интерактивные, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

3.1. Бланки документов и общие требования

к созданию документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Совете  на бумажном носителе оформляются на бланках формата A4 (210 x 297 мм) (далее - формат A4), при необходимости могут использоваться бланки формата A3 (297 x 420 мм) (далее - формат A3). Электронные документы оформляются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление (в соответствии с разделом 3.2 Инструкции).

На бумаге формата A3 (420 x 297 мм) могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы либо оформлена в виде специального трафарета.

3.1.2. В Совете  используются бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, а также электронные шаблоны бланков.

3.1.3. Бланки Совете  разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов.

В Совете  применяются следующие виды бланков документов с воспроизведением герба Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан (далее - гербовые бланки) на двух государственных языках- русском и татарском:

- бланк письма Главы;

- бланк письма заместителя Главы;

- бланк аппарата Совета;

- бланк  Совета;

- бланк решения Совета;

- бланк постановления Главы (по основной деятельности);

- бланк распоряжения Главы (по основной деятельности);

Образцы бланков Совета  приводятся в приложении N 1 к Инструкции.

3.1.4. При оформлении распоряжения   по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, направлении работника в командировку) применяются унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

 Без использования бланка на стандартных листах бумаги формата А4 оформляются документы, создаваемые от имени двух или более организаций, и документы, предназначенные для использования в структурных подразделениях (докладные, служебные, объяснительные записки, отчеты и т.п.).

3.1.5. Введение в обращение новых видов бланков документов осуществляется по разрешению Главы.

3.1.6. В Совете  устанавливаются размеры служебных полей на документе, правила нумерации страниц документа, межстрочные интервалы и другие особенности внешнего оформления документа.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 служебные поля на документе должны быть не менее:

20 мм - левое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее;

10 мм - правое.

3.1.7. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые шрифты размеров N 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman. При составлении таблиц могут использоваться шрифты размеров NN 10, 11, 12.

Для оформления реквизита "текст документа" в документах Совета  используется размер шрифта N 14.

Нормативные правовые акты, оформленные на бланках Совета, Главы, подлежащие направлению в регистр нормативных правовых актов, в соответствии с Законом  Республики Татарстан от 9 февраля 2009 года N 14-ЗРТ "О регистре муниципальных нормативных правовых актов Республики Татарстан" представляются:

в электронном виде с параметрами текста:

формат - "Word";

тип шрифта - "Arial";

размер шрифта - N 12;

цвет шрифта - черный;

использование полужирного шрифта - допускается для реквизитов "заголовок к тексту" (самого акта или его разделов), "подпись", а также отдельных фрагментов (слов, словосочетаний) текста;

3.1.8. При подготовке текстов документов используется абзацный отступ, равный 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или выравниваются по центру.

Абзацный отступ используется только при оформлении реквизита "текст документа" и не применяется при оформлении других реквизитов. Реквизиты документа: "заголовок к тексту" (оформляемый по центру под реквизитами бланка), "отметка о приложении", "подпись", "отметка об исполнителе", а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля.

Многострочные реквизиты печатаются через один междустрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 - 1,5 междустрочных интервала. При подготовке документов в текстовом редакторе межстрочный пробел может быть установлен в режиме "Множитель" и измеряться величинами в промежутке от 1 до 1,5.

Интервал между буквами в словах - обычный, интервал между словами - один пробел.

Соблюдение данных положений обеспечивает эргономичность при работе с текстом документа.

3.1.9. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов бланка - не более 12 см.

Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельные фрагменты текста.

3.1.10. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы, создаваемые в Совете,  должны иметь стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление с учетом ГОСТ Р 7.0.97 - 2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

В Совете установление следующий состав реквизитов документов:

а) Герб Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан;

б) наименование организации (на русском и татарском языках);

в) справочные данные об организации;

г) наименование вида документа;

д) место составления (издания) документа;

е) дата документа;

ж) регистрационный номер документа;

з) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

и) адресат;

к) заголовок к тексту документа;

л) текст документа;

м) отметка о приложении;

н) гриф согласования документа;

о) виза;

п) подпись;

р) отметка об электронной подписи;

с) печать;

т) отметка об исполнителе;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка о поступлении документа;

х) резолюция;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка о о направлении документа в дело;

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.2.2. Кроме перечисленных в пункте 3.2.1 Инструкции реквизитов документов, в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, пометки "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату" и другие.

3.2.3.  При подготовке документов устанавливается следующий порядок оформления реквизитов документов:

3.2.3.1. Герб Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан

На бланках документов Совета Герб Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан помещается в цветном и схематическом изображении в соответствии с Законом Республики Татарстан «О государственных символах Республики Татарстан» от 14 июля 1999 года № 2284.

Изображение герба  помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование Совета (на русском и татарском языках)" в соответствии с Паспортом визуальных стандартов построения и использования элементов официального и делового стиля Республики Татарстан, утвержденным Указом Президента РТ от 09.09.2013 № УП-880.

3.2.3.2. Наименование организации - автора документа

Наименование Совета (полное), являющегося автором документа, помещается на верхнем поле бланка на двух государственных языках Республики Татарстан (русском и татарском) и должно соответствовать его наименованию, указанному в положении о Совете. Наименование Совета на двух языках указывается на одном уровне: на русском - слева, на татарском – справа. Наименование указывается прописными буквами в именительном падеже, например:

СОВЕТ ВЕРХНЕУСЛОНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ ТАТАРСТАН

3.2.3.3. Справочные данные об организации

Справочные данные о Совете указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона Главы Совета, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес. 

Справочные данные располагаются под наименованием Совета.

3.2.3.4. Наименование вида документа

  Обозначение наименования вида издаваемого документа (решение, постановление, распоряжение), за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами наименования организации.

3.2.3.5. Место составления (издания) документа

  Место составления (издания) документа указывается в бланках документов Совета, за исключением бланков деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

  Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

3.2.3.6. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности - день месяца, месяц, год - одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

3.2.3.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителях и о лице, подписавшем документ, информацией о виде документа.

В аппарате Совета регистрационный номер по группам документов   включает в себя:

для входящих документов – порядковый номер и буквенное 10-вх;

для обращений граждан – порядковый номер, дефис, буквенное обозначение  «ОГвх» (например: 10-ОГвх);

для исходящих документов – порядковый номер, дефис (например: 245-Исх, );

для исходящих писем на обращения граждан - порядковый номер, дефис, буквенное обозначение  «ОГисх» (например: 10-ОГисх);

для распоряжений по основной деятельности – порядковый номер;

для распоряжений  по личному составу – порядковый номер, дефис, буквенное обозначение «лс» (например: 25-лс);

для постановлений главы- порядковый номер;

для решений Совета- порядковый номер;

       Порядковые номера в пределах каждого вида документа присваиваются с начала календарного года.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа, например: № 125/136 или 125/01-13/136-01/31.

3.2.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включается в состав реквизитов бланка письма.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Данный реквизит полностью перепечатывается из бланка поступившего письма, на который готовится ответ. Данный реквизит на бланке письма располагается ниже реквизита "Дата документа" и обозначается в виде: На № ________ от ____________.

3.2.3.9. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти  и местного самоуправления, организациям, их должностным лицам и структурным подразделениям, гражданам.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

При адресовании документа в органы власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) указывается полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

или    

При адресовании документа руководителю организации (заместителю руководителя) наименование организации входит в состав наименования должности адресата, при этом наименование должности указывается в дательном падеже, включающее наименование организации, инициалы, фамилию должностного лица, например:

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления и организаций, например:

Если документ адресуется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

        В этом случае составляется список рассылки.

        Если документ содержит не более четырех адресатов, печатается соответствующее количество экземпляров (подлинников) документа (каждый экземпляр оформляется на отдельном бланке) и один экземпляр (не на бланке), остающийся в Совете, слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают, например:

           Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной #M12293 0 982302011 3792932933 2736860970 350840744 2697443001 2483551668 3154 24259 731286757Правилами оказания услуг почтовой связи: наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество гражданина), название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта (город, поселок и т.п.), название области, края, автономной области (округа), республики, страны (для международных отправлений), почтовый индекс.  Например:

или

В таком же порядке пишется адрес отправителя на конверте.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти, местного самоуправления, подведомственные организации и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после фамилии.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

3.2.3.10. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту - краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля, либо над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 - 5 строк.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

3.2.3.11. Текст документа

В соответствии с Законом Республики Татарстан от 8 июля 1992 г. № 1560-XII "О государственных языках Республики Татарстан и других языках в Республике Татарстан" в Совете документы могут составляться на государственных языках Республики Татарстан: русском и татарском. Текст документа излагается с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно. 

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

Тексты документов излагают от:

1-го лица единственного числа: 

- в постановлениях: постановляю... подготовить …;

- в письмах: прошу представить отчет об исполнении сметы доходов и расходов...;  считаю необходимым…; прошу выделить…;

3-го лица единственного числа:

- в постановлениях (решениях): Совет постановляет…; Комиссия решила…;

- в письмах: Совет считает возможным...; Комиссия не возражает…;

1-го лица множественного числа:

- в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили);

- в письмах: просим представить отчет об исполнении сметы доходов и расходов...; представляем на рассмотрение и утверждение...; просим направить….

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили...

В документах, устанавливающих права и обязанности Совета, его отделов (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа: отдел осуществляет функции…; в состав объединения входят…; комиссия установила...

В текстах нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например: "Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют"; "Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату".

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование вида документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

- вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

- заключительная этикетная фраза:

С уважением, ...

3.2.3.12. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе  (документах), прилагаемом к основному документу, используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах и других информационно- справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложение: отчет в 2 экз.

Если  документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц оформляют следующим образом:

Если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

Приложение: CD в 1 экз

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

        В этом случае сам документ также будет иметь отметку "Для служебного пользования".

        При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 5 л.

        При направлении копий прилагаемых документов, об этом указывается в приложении, например:

Приложение: копия приказа Минкультуры России от 23.12.2009 N 45 на 2 л. в 1 экз.

       Наличие приложений в приказе, положении, правилах, инструкции указывается только в тексте.

На приложениях справочного характера к постановлениям, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложение одно, то оно не нумеруется. Если приложений несколько, то они нумеруются (Приложение №1, Приложение №2). В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Если приложением к документу (например, к постановлению) является утверждаемый документ (положение, регламент, правила, инструкция и др.), то в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ  №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

3.2.3.13. Гриф согласования

Гриф согласования – это реквизит документа, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (внешнее согласование).

Согласование проекта документа с другими органами государственной власти, местного самоуправления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом или протоколом коллегиального органа, служебным письмом.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр культуры РТ

Подпись                    И.О. Фамилия

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол коллегии

Министерства культуры РТ

№ 1 от 15.01.2012

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства культуры РТ

От 26.092012 № 01-18/115

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

- на последнем листе документа под текстом;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Согласование документа осуществляется с:

- вышестоящими органами в случаях, предусмотренных законодательством;

- органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

- органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологической, пожарной и т.п.);

- органами местного самоуправления муниципального района (городского округа), интересы которых затрагивает содержание документа;

- при необходимости, с государственными и другими, в т.ч. общественными организациями.

3.2.3.14. Виза согласования

Виза – это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица, специалиста организации – автора документа с содержанием документа (внутреннее согласование).

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами отдела оформляется визой.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник юридического отдела

 _______________

   Подпись                      И.О. Фамилия

   Дата

На проектах документов (нормативных правовых актов, приказов, и др.) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра проекта документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к проекту документа.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела

 ________________

   Подпись                      И.О. Фамилия

   Дата

В Совете, применяется система электронного документооборота, согласование проводится также в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

3.2.3.15.  Подпись.

Подпись – это реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, которое печатается без отступа от левой границы текстового поля,  личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например:

Начальник ________________________   Подпись                       И.О. Фамилия

или на бланке:

Начальник                                         Подпись                 И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя,  при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

При подписании документа лицом, в соответствии с распоряжением исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

или:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей, например:

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы/организации, подписи располагают на одном уровне, например:

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке. При этом данные о наименовании органов/организаций, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «Подпись».

В документах, составленных комиссией, указывают статус лица в составе комиссии (председатель, секретарь, члены). Например:

Подписи членов комиссии в этом случае располагаются не в соответствии с занимаемой должностью, а в алфавитном порядке начальных букв фамилий.

Расшифровка подписи в реквизите Подпись располагается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

   3.2.3.16. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба в соответствии с действующим законодательством.

3.2.3.17. Печать

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

        В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым, синего или фиолетового цвета.

3.2.3.18. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.В. Иванова

8(84379)2-22-25

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения, например:

Ведущий специалист

Организационного отдела

И.В. Иванова

8(84379)2-22-25

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, их предназначение, фамилию исполнителя, дату печатания документа и номер телефона.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

3.2.3.19. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. Многостраничные копии обязательно прошиваются и заверяются печатью.

3.2.3.20. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в Совет содержит наименование организации, очередной порядковый (входящий) номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты), например,

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа и располагается в правом нижнем углу первого листа документа.

3.2.3.21. Резолюция.

Резолюция содержит указание по исполнению документа.

Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. например:

        Если указание по исполнению документа оформляется на отдельном листе формата А4, А5, А6 (соответствующем бланке), то проставляется регистрационный номер и дата документа, к которому относится указание.

В случаях, когда  поручение дается нескольким лицам, ответственным  исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

На документах, не требующих поручений по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.2.3.22. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.2.3.23. Отметка направлении документа.

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Отметка направлении документа в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа, например:

или:

Отметка о направлении документа в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.3. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.3.1. Состав документов

Деятельность Совета Верхнеуслонского муниципального района  обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Совета, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Советом и вышестоящими, подчиненными и сторонними организациями.

В деятельности Совета создается комплекс организационно-распорядительных документов: постановления, распоряжения, положения,  инструкции, регламенты, протоколы заседаний Совета, постоянных комиссий (совещательных, координационных, экспертнх), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, деловая (служебная) переписка.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

        Взаимные обязательства Совета с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и др. документов.

В зависимости от конкретных основных задач и функций управления в деятельности Совета создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Юридическим основанием издания Советом организационно-распорядительной документации являются:

-   Законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- Законы Республики Татарстан; указы и распоряжения Президента Республики Татарстан, постановления и распоряжения Кабинета Министров Республики Татарстан;

-  конкретные задания Министерств Республики Татарстан;

- осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения Советом возложенных на него задач в соответствии с его компетенцией;

-  потребность правового регулирования работы аппарата Совета.

В установленных законодательством случаях в Совете могут издаваться акты совместно с другими органами государственной власти, местного самоуправления и организациями по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и др.).

           Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

3.3.2. Постановление, распоряжение Главы

3.3.2.1. Постановления, распоряжения Главы  являются индивидуальными правовыми актами, оформляют решения персонального характера (кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам работы Совета.

Распоряжения Главы  делятся на следующие виды:

• по основной деятельности;
• по личному составу;

3.3.2.2. Проекты распоряжений, постановлений готовят и вносят начальники отделов на основании поручений  Главы, заместителя Главы, либо в инициативном порядке.  Порядок подготовки постановлений, распоряжений определен в Регламенте Совета, утвержденным решением Совета Верхнеуслонского муниципального района от 14.03.2016 № 9-78. 

Постановления, распоряжения подписываются Главой района.

3.3.2.3. Проект постановления, распоряжения по основной деятельности печатается на гербовом бланке (приложение № 4) и представляется на подпись при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути постановления, распоряжения, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

3.3.2.4. Копии постановлений, распоряжений на бумажном носителе заверяют печатью и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки. Подлинник передается главному специалисту отдела организационно- правовой и кадровой работы для подшивки в дело.

3.3.2.5. Датой распоряжения, постановления является дата его подписания. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер приказа  состоит из знака “№” и порядкового номера.

Распоряжения, постановления нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Распоряжения по основной деятельности, личному составу нумеруются отдельно.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста распоряжения, постановления. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок распоряжения, постановления выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2–3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст распоряжения, постановления может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами “в целях”, “в соответствии”, “во исполнение” и т.д. Если распоряжение, постановление издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, даты, регистрационного номера и заголовка к тексту.

Иногда в констатирующей части дается краткая характеристика рассматриваемого вопроса с обязательным указанием недостатков и упущений. Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании.

Преамбула в постановлениях завершается словом п о с т а н о в л я ю , которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт печатается с красной строки.

Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, возложить, зачислить и т.д.). Например:

п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердить и ввести в действие Инструкцию по делопроизводству  Совета.

В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности, фамилии исполнителя в дательном падеже, затем предписываемое действие. Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется цифровым способом. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например:

п о с т а н о в л я ю:

1. Начальнику  организационного отдела Совета разработать инструкцию по делопроизводству.

            Срок предоставления 26.10.2012.

2.  Юридическому отделу Совета  предоставить необходимые нормативно-методические документы.

            Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

           Например:

            3. Контроль за исполнением постановления возложить на руководителя аппарата Совета.

или

            3. Контроль за исполнением постановления оставляю за собой.

Если постановление, распоряжение изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами “Признать утратившим силу ...”.

В постановлении, распоряжении не следует включать пункт “Постановление (распоряжение) довести до сведения...”. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится документ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с постановлением (распоряжением).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего до-
кумент, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Приложения к постановлению (распоряжению) визируются руководителем аппарата Совета. При наличии нескольких приложений, приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанное постановление (распоряжение), а также в согласованный проект документа не допускается.

3.3.2.6. Совместные постановления печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 ´ 297 мм) без бланка, с указанием названия Совета  и других органов или организаций (приложение № 5).

При оформлении совместного постановления:

наименования органов исполнительной власти — располагаются на одном уровне;

наименование вида документа — ПОСТАНОВЛЕНИЕ располагается центрованным способом;

дата совместного ПОСТАНОВЛЕНИЯ— единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

подписи руководителей органов или организаций располагаются ниже текста на одном уровне. 

3.3.3. Положение, правила, инструкция

3.3.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Совета.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Совета.

3.3.3.2. Положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос “О чем?”; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос “Кого?” (Должностная инструкция главного специалиста).

Заголовок должен раскрыть содержание положения (правил, инструкции). Например:

Инструкция по делопроизводству в Совете Верхнеуслонского муниципального района Республики Татарстан

Текст положения (правил, инструкции) состоит из глав (разделов), пунктов и подпунктов. Каждая глава (раздел) должна иметь соответствующий номер и заголовок. Например:

Структура текста положения состоит из следующих глав (разделов):

Общие положения (констатирующая часть, где указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий)

Задачи

Функции

Права

Ответственность

Взаимоотношения

Структура должностной инструкции включает главы (разделы):

Общие положения

Должностные обязанности

Права

Ответственность

Взаимоотношения

Главы (разделы) нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Пункты нумеруются в пределах главы (раздела), подпункты в пределах пункта. Номер пункта должен состоять из номера главы (раздела) и номера пункта, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер подпункта должен состоять из номера главы (раздела), номера пункта и номера подпункта, разделенных точкой (например, 2.3.1).

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: “должен”, “следует”, “необходимо”, “запрещается”, “не допускается”.

3.3.4. Протокол

3.3.4.1. Протокол заседания – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на   коллегиальных, совещательных, экспертных органов, совещаний. В Совете составляются протоколы заседаний Совета, постоянной комиссии  по бюджетно-финансовым вопросам, постоянной комиссии по экономическому развитию, экологии, природным ресурсам и земельным вопросам, постоянной комиссии по социально-культурным вопросам и делам молодежи.

3.3.4.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. документов.

В Совете протоколы могут создаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части  указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствующих на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали — 25 человек (список прилагается).

Если в заседании принимают участие представители разных органов местного самоуправления, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня

формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами

Например:

Повестка дня:

1. О рассмотрении  плана основных мероприятий ________  на 2015 год.

Доклад заместителя Главы         И.О.Фамилия

 Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью  Совета.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде решений, выписок из протоколов. Выписки из протоколов оформляются на соответствующем бланке, визируются секретарем  и заверяются печатью Совета. В выписках делается дословная запись содержания выписываемых абзацев. Решения  подписываются председателем  и секретарем. На решениях, отправляемых во внешние организации, ставится печать Совета.

3.3.4.3. Протоколы печатаются на общем бланке, стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование органа местного самоуправления–  указывается полное официальное  наименования – Совет Верхнеуслонского муниципального района;

вид документа — слово ПРОТОКОЛ  (печатается  прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом № 17  и выравнивается по центру);

вид заседания — отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом  через 1 интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания указывается (при необходимости), у кого проводится или в каком месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита “вид заседания, совещания”, отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола. Датой протокола является дата заседания. Дата оформляется  словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела нумеруется и строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

      Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка «Текст выступления прилагается». Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования «За -.., против -…, воздержалось - …». Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии  председателя, секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместитель министра информатизации

и связи Республики Татарстан                                И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней  строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступавших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывает председатель заседания и секретарь. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности  лица, подписывающего протокол, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.  Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем (приложение № 6).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний научных, экспертных комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого  вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса. Возможно издание решения, как самостоятельного документа.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) — проставляется на протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения. Пометка «Для служебного пользования» печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

3.3.5. Служебная переписка

Служебная переписка – различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена  информацией в деятельности  Совета.

Виды деловой переписки и их названия – деловое (служебное) письмо, телеграмма,  факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение)  – сложились в зависимости от способов передачи деловой информации: по каналам почтовой связи или посредством электросвязи.

 Деловое (служебное) письмо – документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по почтовой связи.

Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Электронное письмо (электронное сообщение) – документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте, единой межведомственной системе электронного документооборота. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

3.3.5.1. Служебные письма

3.3.5.1.1. Служебные письма Совета готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Республики Татарстан и Правительства Республики Татарстан;

как исполнение поручений Президента Республики Татарстан и Правительства Республики Татарстан по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Совета;

как ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, различных организаций, предприятий и частных лиц;

как сопроводительные письма;

как инициативные письма.

3.3.5.1.2. Служебные письма в аппарате Совета печатаются на бланках письма  Главы, заместителя Главы, аппарата Совета. 

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны (приложение№ 7).

Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?». Например: «Об исполнении…»,  «О выделении…» и т.д. На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», начиная от специальной ограничительной отметки.

Служебные письма в установленном Инструкцией порядке проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами Совета.

3.3.5.1.3. Служебные письма излагаются от первого лица множественного числа («Просим предоставить…», «Направляем информацию…», и др.),  от  третьего лица единственного числа («Совет предлагает рассмотреть…»).

3.3.5.1.4. Письмо состоит из следующих основных частей:

- обращение

- вступление

- основное содержание

- заключение

При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д.

Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например:

Уважаемый Сергей Петрович!

Господин Титов!

Сергей Петрович!

Уважаемый господин Титов!

Уважаемый г-н Титов!

Уважаемая госпожа Петровская!

Уважаемые господа!

            Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

• ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорной, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;
• констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением …

Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например:

С уважением,

Глава                                    личная подпись            расшифровка подписи

Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

3.3.5.1.5. Текст письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц. Текст письма следует разбить на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль и начинаться с красной строки.

3.3.5.1.6. Ответные письма должны содержать ссылку на дату и номер входящего документа. Этот реквизит воспроизводится на бланке и включает в себя исходящий номер и дату документа, на который дается ответ.

3.3.5.1.7. Сопроводительные письма составляются к документам, не имеющим адресующей части.

В сопроводительных письмах указывается наименование сопровождаемого документа, содержатся пояснения относительно характера исполнения или цели направления прилагаемого документа.

3.3.5.1.8. Письмо-подтверждение употребляется для сообщения, что посланные документы (письмо, телеграмма, инструкция) остаются в силе, а также для подтверждения получения документов или для подтверждения телефонного разговора.

3.3.5.1.9. Гарантийное письмо составляется с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются учреждению или отдельному лицу. Например:

Просим перечислить денежные средства за почтовые услуги… Оплату гарантируем.

Глава                        личная подпись            расшифровка подписи

3.3.5.1.10. Письмо-напоминание по содержанию приближается к телеграмме. Обычно оно состоит из одного предложения. Например:                                              

Напоминаем, что по плану совместных работ Вы должны представить отчет не позднее 02.11.2013.

Заместитель Главы     личная подпись             расшифровка подписи

3.3.5.1.11. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются в соответствии с законодательством РФ и РТ, указаниями по исполнению документов начальником общего отдела. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов.

Сроки подготовки инициативных писем определяются начальниками отделов.

3.3.5.1.12. Датой письма является дата его подписания. Служебные письма Главы  подписываются Главой, заместителя Главы- заместителем Главы, аппарата Совета- руководителем аппарата Совета, начальника отдела Совета.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью Совета, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит «Отметка о конфиденциальности». 

3.3.5.2. Телефонограмма

            3.3.5.2.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи. Телефонограммы используются для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления.

            Текст телефонограммы не должен превышать 30 слов, а также содержать трудно выговариваемые слова.

         3.3.5.2.2.Телефонограммы, адресованные Главе,  заместителю Главы, руководителю аппарата Совета, начальникам отделов Совета принимаются  главным специалистом общего отдела и незамедлительно докладываются после их приема, затем регистрируются и передаются для исполнения в соответствии с указанием начальника общего отдела.

            3.3.5.2.3. В телефонограмме должны указываться название вида документа, дата, номер, наименование организации, наименование должности, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилия передавшего и принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы (приложение № 8)

3.3.5.3.  Факсограммы.

Документы, полученные на официальные телефонные номера  (факсы) Совета по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке. Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению документа.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- запрещается передавать текст документов с пометкой “Для служебного пользования”;

- подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки.

3.3.5.4. Электронное сообщение (электронное письмо)

  Электронные сообщения в Совет поступают по единой межведомственной системе электронного документооборота (далее – ЕМСЭД), на официальный электронный адрес  Совета в сети Интернет.

 Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.

3.3.6. Записка (докладная, служебная, объяснительная)

Докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Докладная записка  направляется от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу (например, от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к руководителю организации, и т.д.).    

  Докладной запиской информируют руководство об имеющихся фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения, о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ. Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по личному составу (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания и т.д.), по административно-хозяйственным вопросам и т.д.

 Структура докладной записки может состоять из следующих смысловых разделов:

I раздел – изложение причин,  фактов или событий, послуживших поводом для написания этого документа (констатирующий раздел);

II раздел – анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы (анализирующий раздел). Данный раздел является рекомендательным: он может присутствовать или отсутствовать в этом документе (в зависимости от каждой конкретной ситуации);

III раздел – описание конкретных выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять (резюмирующий раздел).

Текст докладной записки излагается от первого лица единственного числа. Текст докладной записки следует начинать словами: "По Вашему поручению мною проведена...", "Во исполнение ...", "В соответствии с планом..." и т.д. В конце текста докладной записки четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы. Заканчивать текст целесообразно словами: «Считаю.. .(необходимым, целесообразным и т.д.)»,  «Предлагаю…», «Прошу… (выделить, направить т.д.)».

Докладные записки составляются в одном экземпляре на стандартом листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм), но с указанием всех необходимых реквизитов. К таким реквизитам относятся:

– наименование структурного подразделения – автора записки;

- наименование вида документа – докладная записка;

- дата документа – дата подписания докладной записки;

- регистрационный номер документа;

- адресат (должностное лицо, к которому обращаются);

- заголовок  к тексту. Заголовок к тексту включает краткое содержание докладной записки. В нем не рекомендуется использовать глагольные конструкции. Заголовок к тексту оформляется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже  и начинается предлогом «О» или «Об»;

- текст документа. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или  их сочетании;

- отметка о наличии приложения (если оно есть). Отметку о наличии приложения оформляют в соответствии с п. 3.3.2.12. данной инструкции;

- подпись составителя. В состав  реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего записку; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении докладной записки можно пользоваться как угловым, так и продольным расположением реквизитов заголовочной части.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

 Это внутренняя переписка между отделами Совета, между руководителями или работниками одного уровня по вопросам, входящим в их компетенцию.

 Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, хозяйственного, информационного, организационного обеспечения и др.

Служебная записка составляется на чистом листе бумаги. Должны присутствовать следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись. Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления),  предложений, просьб и т.п.

Объяснительная записка –  это документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа, либо документ, объясняющий причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных работников (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях).

Объяснительная записка в трудовых отношениях является обязательным документом, сопровождающим документирование дисциплинарных взысканий. В такой объяснительной записке работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины. Объяснительная записка служит основанием для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен. Текст такой объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

- первый раздел содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;

- второй раздел – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записка составляется на чистом листе бумаги и имеет следующие реквизиты:  наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Объяснительную записку работник чаще всего пишет от руки и в свободной форме.

До представления соответствующему должностному лицу записки при необходимости визируются заинтересованными должностными лицами.

 4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. Движение документов в Совете с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, Регламентом Совета, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами (инструкциями) специалистов.

4.2. Организация доставки документов

4.2.1. Доставка документов в Совет осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, в том числе по ЕМСЭД, и нарочными.

С помощью почтовой и фельдъегерской связи в Совет доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы,  факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения, в том числе электронные сообщения по ЕМСЭД.

Сообщения электронной почты, поступающие на электронный адрес Совета, принимаются специалистом общего отдела, распечатываются, регистрируются и доводятся в установленном порядке до сведения структурных подразделений в соответствии с направлениями деятельности.

4.2.2. Электронные сообщения, поступающие по ЕМСЭД, принимаются и обрабатываются в установленном порядке.

4.2.3. Документы, полученные специалистами Совета от должностных лиц других организаций, подлежат обязательной передаче для регистрации специалисту общего отдела Совета.

4.3. Прием, обработка,  и регистрация

поступающих документов

4.3.1. Документы, поступающие в Совет на бумажных носителях и в электронном виде, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется специалистом общего отдела Совета. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. В случае если адрес отправителя и дата отправки могут быть установлены только по конверту, в котором поступил документ, конверт прилагается к документу.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой “лично”), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

При первичной обработке проводится сортировка документов на регистрируемые, учитываемые и не подлежащие регистрации.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, формы статистической отчетности, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы,  печатные издания, унифицированные формы и бланки документов, адресованная государственным архивам (передается по принадлежности).

Обращения граждан регистрируются отдельно от других документов Совета.  

4.3.2. Документы, адресованные руководству Совета, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются специалистом общего отдела.

 Предварительное рассмотрение документов проводится с целью выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством.

Документы, поступающие в Совет по вопросам, не требующим рассмотрения руководством,   направляются непосредственно в структурные подразделения (отделы) и ответственным исполнителям. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Документы, поступившие в Совет в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день. Документы с пометкой «Срочно» и др. регистрируются незамедлительно.

4.3.3. Регистрацию входящих документов в Совет осуществляет специалист общего отдела. Регистрация входящих документов осуществляется путем заполнения регистрационно-контрольной  формы документа (далее – РКФ) в ЕМСЭД. Правила заполнения основных реквизитов представлены в приложении №  10.   

К  РКФ путем сканирования прикрепляется электронный образ документа,  поступивший в Совет на бумажном носителе. Включение электронного образа документа в ЕМСЭД возможно после его сравнения с подлинником документа.

 Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих  документов: с пометкой «Для служебного пользования», содержащие персональные данные,  нотариально заверенные, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).

На полученном документе проставляется регистрационный штамп на лицевой стороне первого листа в его нижней правой части с указанием даты поступления  и входящего регистрационного номера.

Документы Совета регистрируются также и в журнале регистрации входящей документации.

4.3.4. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема,  затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается получателем, регистрируется в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

4.3.5. После регистрации документы направляются на рассмотрение  руководству Совета или непосредственно в структурные подразделения (отделы).

Руководством Совета оформляется указание (резолюция).

Резолюция по исполнению документа вносится в  РКФ в ЕМСЭД. 

4.3.6. Рассмотренные руководством документы, поступившие на бумажных носителях,  возвращаются специалисту общего отдела для передачи  на исполнение.

Подлинник документа, который исполняется несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии сопроводительного письма. С содержанием приложений соисполнители знакомятся в ЕМСЭД.

4.4. Организация обработки  и регистрации отправляемых документов

4.4.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными Инструкцией правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Совета (внутреннее согласование) возлагается на исполнителя документа. 

До передачи документа на подпись руководства Совета  исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, указателя рассылки. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Согласование проекта документа может производиться в электронном виде с использованием электронной подписи.

4.4.2. Документы, подписанные руководством Совета, передаются исполнителем на регистрацию специалисту общего отдела.

При регистрации проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе и соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки.

Регистрационный номер и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на втором (визовом) экземпляре документа, остающимся в деле.   

Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Исходящие документы регистрируются в РКФ ЕМСЭД, а также в журнале.

Вторые (визовые) экземпляры документов с приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшиваются в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).  Соответствующая информация о списании документа вносится в РКФ. Подлинники документов, отправленных по ЕМСЭД, а также входящие документы (поручения, письма) подшиваются в соответствующее дело.

4.4.3. Отправляемые документы передаются почтовой, фельдъегерской,  электрической и курьерской связью. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.

Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в получении на его копии, остающейся в деле, а в РКФ делается отметка об отправке документа нарочным.

Замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

Отправка  исходящих документов почтовой связью в аппарате Совета осуществляется специалистом общего отдела. Исполнителями документы для отправки передаются  полностью оформленными, осуществляется конвертование с указанием почтового адреса. Специалистом общего отдела осуществляется взвешивание, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.

4.5. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.5.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.

4.5.2. Внутренняя переписка (служебные, докладные и объяснительные записки)  регистрируется специалистом общего отдела.

Распоряжения по личному составу регистрируются в организационном отделе, постановления и распоряжения по основной деятельности,  по административно-хозяйственным вопросам регистрируются специалистом общего отдела.

4.5.3. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются начальнику отдела организационно-правовой и кадровой работы Совета для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.

Оформленные документы передаются на подпись руководству Совета.

4.5.4. Растиражированные экземпляры подписанных руководством и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

4.5.5. Подготовка и передача внутренних документов Совета может осуществляться в электронном виде в ЕМСЭД с использованием электронной подписи.

Копии подписанных Главой района  распорядительных документов, кроме имеющих пометку "Для служебного пользования", могут рассылаться в электронном виде по ЕМСЭД, согласно информации, внесенной исполнителем в РКФ. 

4.6. Работа исполнителей с документами

4.6.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.

4.6.2. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно.

4.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, утверждение, представление на подпись руководству Совета или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

4.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю),  о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

4.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение сроков исполнения.

4.6.6. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

4.7. Учет и анализ документооборота

       4.7.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

       Результаты учета количества документов обобщаются и после окончания календарного года представляются руководству Совета.

       В соответствии с поручениями руководства может быть проведен учет количества всех документов или отдельной группы документов за определенный период времени.

       4.7.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, в случае необходимости отдельно учитывается количество размноженных экземпляров документов.

       Учет количества документов может проводиться в целом по Совету или по отдельным структурным подразделениям.

       Поступающие и создающиеся документы учитываются отдельно в соответствии с принятым разделением на группы документов.

5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Организация контроля исполнения документов

5.1.1. Контроль за исполнением документов в Совете определяется Регламентом Совета Верхнеуслонского муниципального района РТ, утвержденным решением Совета Верхнеуслонского муниципального района от 14.11.2005 №13.

 5.1.2. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения,  направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.

5.1.3. Контроль исполнения документов может осуществляться в отношении документов, поступивших:

от Президента Республики Татарстан, из Аппарата Президента Республики Татарстан, Кабинета Министров Республики Татарстан, Государственного Совета Республики Татарстан;

из федеральных и республиканских органов исполнительной власти, судебных органов, органов прокуратуры, средств массовой информации и других;

а также обращений граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения).

Подлежат постановке на контроль документы, по которым указанием Главы, заместителем Главы или руководителем аппарата Совета установлен конкретный срок исполнения.

Контроль исполнения документов обеспечивает начальник общего отдела.

Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений Совета.

5.1.4. На всех документах, поставленных на контроль, проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» и указывается срок исполнения.

5.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из Государственного Совета Республики Татарстан, Аппарата Президента Республики Татарстан и Кабинета Министров Республики Татарстан и внутренних — с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из республиканских органов государственной власти, организаций и обращений граждан — с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются начальником, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку “срочно” — исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку “оперативно” — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более 30 дней со дня регистрации документа;

- по запросам Государственного Совета Республики Татарстан — не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

- по запросам депутатов Государственного Совета Республики Татарстан (депутатскому запросу) — не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

- по поручениям Кабинета Министров Республики Татарстан, данным Совета по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседании Кабинета Министров Республики Татарстан, а также по проектам постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Татарстан, поступившим от ответственного исполнителя на согласование — до 10 дней;

- по обращениям граждан, поступившим в Совет и требующим дополнительного изучения и проверки — до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям — не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

5.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя Главы района, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует начальника общего отдела для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

5.1.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Снятие документа с контроля осуществляет начальником общего отдела. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка “в дело”, номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

         Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в ЕМСЭД.

5.2. Контроль исполнения документов,

поступающих от Президента Республики Татарстан,

Государственного Совета Республики Татарстан и

Кабинета Министров Республики Татарстан

5.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы от Президента Республики Татарстан, из Государственного Совета Республики Татарстан и Кабинета Министров Республики Татарстан, требующие исполнения.

В первую очередь рассматриваются документы с отметками “срочно”.

5.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Республики Татарстан, Государственного Совета Республики Татарстан и Кабинета Министров Республики Татарстан осуществляется непосредственно Главой района  либо по его поручению заместителем Главы или руководителем аппарата.

Глава района определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции.

5.2.3. О ходе и результатах исполнения каждого документа Главе района представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности.

6. Особенности работы с электронными документами

6.1. В Совете создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

6.2. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

6.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Совета могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется.

6.4. При передаче электронных документов в другие  органы местного самоуправления и организации  документы заверяются электронной подписью Главы района или его заместителя в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

6.5. Прием и отправка электронных документов осуществляются специалистом  общего отдела Совета.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, специалист общего отдела осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

Прием электронных документов, адресованных непосредственно руководителю структурного подразделения, а также отправку ответов на них по ЕМСЭД,  осуществляет работник, ответственный за ведение делопроизводства в нем.

6.6. Перед регистрацией документа должна быть проведена проверка правильности адресации входящих документов, правильности доставки и комплектности документов. При обнаружении отсутствия документов или приложений осуществляется возврат в ЕМСЭД и направляется отправителю документа.

6.8.  Документы после рассмотрения руководством Совета, подписания и утверждения указаний по исполнению, наложения при необходимости контрольного задания посредством ЕМСЭД передаются на исполнение в соответствующие структурные подразделения Совета по принадлежности для рассмотрения и исполнения.

6.9. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководству Совета, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

6.10. Все пользователи системы электронного документооборота должны соблюдать требования Регламента Кабинета Министров Республики Татарстан и Инструкции по делопроизводству Совета, ежедневно, а именно: первый раз – в начале рабочего дня (не позднее 0,5 ч. после начала), в течение рабочего дня с интервалом не более 2  ч., последний – в конце рабочего дня (менее чем за 0,5 ч. перед концом рабочего дня)  осуществлять просмотр поступивших на исполнение новых, особенно срочных  документов.

6.11. Единицей учета электронного документа является электронный  документ, зарегистрированный в ЕМСЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируются как один документ.

6.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

7. Документальный фонд Совета

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел Совета – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Совете, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Совета.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. При составлении  номенклатуры дел следует руководствоваться Положением о Совете, положениями его структурных подразделений, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Совета, их виды, состав и содержание.

Сводная номенклатура дел Совета составляется в последнем квартале предшествующего года специалистом организационного отдела на основе номенклатур дел структурных подразделений Совета.

Номенклатура дел отделов и сводная номенклатура дел  Совета печатается по установленным формам (приложение № 11-12).

Названиями разделов номенклатуры дел Совета являются названия  отделов Совета. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Совета.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Совета.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Номенклатура дел отделов  подписывается начальниками отделов и представляется начальнику отдела организационно-правовой и кадровой работы Совета.

Сводная номенклатура дел Совета, подписывается составителем, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется — ЭК) Совета, с экспертной проверочной и методической комиссией (далее именуется — ЭПМК) Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан.

После согласования с ЭК и ЭПМК  сводная номенклатура дел утверждается руководителем аппарата Совета  не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

 В десятидневный срок после утверждения сводной номенклатуры дел начальники отделов  получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в количестве не менее чем в четырех экземплярах: первый экземпляр является документом постоянного срока хранения и помещается в дело, второй используется начальником организационно-правовой и кадровой работы Совета в качестве рабочего, третий — применяется в архиве Совета, четвертый — в архивном отделе исполнительного комитета Верхнеуслонского муниципального района, источником комплектования которого является Совет. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в электронном виде.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПМК не реже чем один раз в 5 лет. В случае коренных изменений функций и структуры  Совета номенклатура дел подлежит переработке, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования с ЭПМК.

Если в течение года в Совете возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.1.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения  отдела, установленного приказом ________ от _____ №____ (приложение № 9),  и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03-05, где 02 — обозначение структурного подразделения, 03 – обозначение отдела структурного подразделения, 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделах структурного подразделения); для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (“разные материалы”, “общая переписка” и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения – автора документа;

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Постановления Главы по основной деятельности.

В заголовках личных (персональных) и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин “документы”, а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении конкурса «Лучшее муниципальное образование района» (постановления, протоколы, итоги конкурса)

            Термин «Документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу, например:

            Документы к протоколам заседания Совета (решения, приложения)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с сельскими поселениями по основным вопросам деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка  по правовым вопросам

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с  Аппаратом Президента Республики Татарстан по основным вопросам деятельности

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

- если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

- если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты). Например:

Годовой отчет   по налогам  за 2020 год

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и распоряжения Кабинета Министров Республики Татарстан и приказы вышестоящих органов, располагаются перед заголовками дел с постановлениями Главы. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

В графе 5 “Примечание” указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2011 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой государственный орган для продолжения и др.

7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в Совете в структурных подразделениях.

Исполненные документы,  подлежащие формированию в дела в соответствии с номенклатурой дел в приемной Главы, должны в 10-дневный срок со дня исполнения сдаваться исполнителем в общий отдел для формирования их в дела.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет начальник отдела или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за ведение архива.

7.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (кроме особо ценных);

- помещать в дело факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе и т.д.

7.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых законов, актов Президента Республики Татарстан, актов Правительства Республики Татарстан и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Республики Татарстан.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Республики Татарстан или Правительства Республики Татарстан, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании распоряжений  по личному составу формируются в отдельные дела распоряжения  по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от распоряжений по другим вопросам (командировкам и отпускам).

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» от 30 мая 2005г. № 609.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Совета, его структурных подразделений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Совета, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

7.2.4. Дела со дня их заведения до передачи в архив Совета или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

В каждом отделе выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела – соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда Совета, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Совета, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене начальников отдела,  при реорганизации и ликвидации Совета или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

7.2.5. Выдача дел из приемной Главы района другим подразделениям производится специалистом общего отдела. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя аппарата  или начальника отдела организационно-правовой и кадровой работы Совета по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием – когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата  с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

7.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Документы  Совета  являются собственностью Республики Татарстан и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел Исполнительного комитета Верхнеуслонского муниципального района.

Для хранения документов Архивного фонда Республики Татарстан и документов долговременного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Совете образуется архив.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

7.3.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов — отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов в Совете на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив Совета.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Совете создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением, которое утверждается руководителем аппарата Совета. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно сотрудниками соответствующих структурных подразделений Совета совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством лица, ответственного за архив.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив  Совета; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой “До минования надобности”, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 № 125-ФЗ, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения" , утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, Перечня документов, образующихся в деятельности Федерального архивного агентства  и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 30 января 2013 г. № 12,  номенклатуры дел Совета и настоящей Инструкции путем полистного просмотра дел.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Совета.

 По результатам экспертизы ценности документов дела Совета подлежат оформлению, на дела  постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются описи дел, на дела временного хранения, срок хранения которых истек, – акты о выделении дел к уничтожению.

7.3.2. Оформление дел

7.3.2.1. Оформление дел проводится главным специалистом отдела организационно-правовой и кадровой  работы Совета и работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем начальника отдела организационно-правовой и кадровой  работы Совета.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.3.2.2. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение № 13). Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты: наименование Совета и отдела, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование фондообразователя (Совета) – указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, Совет был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- наименование структурного подразделения – записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

- делопроизводственный номер (индекс) дела – проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах – номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

        - заголовок (наименование) дела – переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера постановлений, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов («Разная переписка», «Переписка по общим вопросам» и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных, В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Например: «Указы Президента Республики Татарстан. Копии.». Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается;

 - дата дела – указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за_год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания – дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений  о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания – дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле;

        - количество листов в деле -  проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью;

- срок хранения дела и номер статьи перечня -  переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»;

- архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) – проставляется на обложках дел постоянного хранения в архиве Совета  чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архивный отдел исполнительного комитета Верхнеуслонского муниципального района,  в который будут передаваться дела, кодов муниципального архива и Совета по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования  Совета и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

7.3.2.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа – заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов  нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется, как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа».

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: «Лист 7 – карта-склейка из 10 листов».

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив, допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

7.3.2.4. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись по установленной форме (приложение № 14), которая располагается в конце дела Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

7.3.2.5. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение № 15), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе «Примечание» со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.3.2.6. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона, или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками, или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229х324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на постоянное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.

При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не следует.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

7.3.3. Описание дел

В Совете  в каждом отделе  описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством архива  Верхнеуслонского муниципального района РТ. По этим описям документы сдаются в архивный отдел Исполнительного комитета Верхнеуслонского муниципального района РТ.

Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел отделов Совета составляются по установленной форме (приложение № 16) и представляются в архив Совета не позднее чем через три года, после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел, подготовленные отделами, служат основой для подготовки сводной описи дел  Совета, которую готовит архив  и по которой он сдает дела на постоянное хранение в архивный отдел Исполнительного комитета Верхнеуслонского муниципального района (приложение № 17).

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование отдела Совета, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда отдел в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Описательная статья описи дел отдела имеет следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части);

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с архивом Татглавархива;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний».

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел отдела Совета  подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается  с лицом, ответственным за ведение архива, и утверждается начальником отдела. Опись дел отдела Совета составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Совета, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отделе.

7.3.4. Уничтожение документов и дел

с истекшими сроками хранения

Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении документов к уничтожению (приложение № 18).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2009 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 г.).

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего Совета (при этом дела каждого отдела  составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЭК  Совета одновременно).

Согласованные ЭК Совета  акты утверждаются руководителем аппарата Совета  только после утверждения ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан описей дел постоянного хранения.

После утверждения руководителем аппарата Совета актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приёмо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в акте проставляется дата сдачи документов, их вес и номер накладной с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение).

7.4. Передача дел на архивное хранение

В архив Совета передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по утвержденным описям дел.

Дела с исполненными документами постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Совета не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Совета, как правило, не подлежат. Они хранятся в отделах Совета и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В период подготовки дел отделами к передаче в архив Совета  лицом, ответственным за ведение архива, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Совета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Передача дел в архив Совета осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за архив, согласованному с начальниками отделов и утвержденному руководителем аппарата Совета.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Совета сотрудниками отделов. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несут отделы, передающее документы.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив Совета, в присутствии лица, передающего дела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив Совета  и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив Совета передается и научно-справочный аппарат к ним.

В случае ликвидации или реорганизации отдела Совета, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного отдела, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Совета, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

8. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов

8.1. Изготовление печатей и штампов

          8.1.1. Совет применяет печать с воспроизведением Государственного герба Республики Татарстан (далее – гербовая печать). Кроме гербовой печати,  используются печати структурных подразделений, для отдельных категорий документов, металлические выжимные печати для опечатывания помещений, а также штампы.

          8.1.2. Печати и штампы для Совета изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке лицензии на этот вид деятельности и сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

           8.1.3. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

 Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает  руководитель аппарата Совета.

           В случае служебной необходимости по решению руководителя аппарата допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

8.2. Учет, выдача, хранение и использование печатей и штампов

            8.2.1. Изготовленные печати и штампы учитываются в журнале учета и выдачи печатей и штампов, который ведется специалистом общего отдела Совета (приложение №  19).

           В журнале в обязательном порядке ставятся оттиски (образцы) печатей (штампов), а также записываются по каждой печати (штампу) следующие данные: номер и дата сопроводительного письма, в соответствии с которым она (он) были изготовлены; наименование печати (штампа); дата выдачи; кому выдана с указанием наименования отдела, должности, фамилии и инициалов; подпись получившего (ответственного за хранение). При возврате (изъятии) печати или штампа в журнале ставится дата сдачи и подпись ответственного за ведение журнала. В случае уничтожения (списания) печати (штампа) в журнале по каждому образцу ставится дата и номер акта на уничтожение.

            Листы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью и подписью должностного лица в установленном порядке.

           8.2.2 Хранение печатей и штампов производится в надежно запираемых шкафах-сейфах.

           Ответственность за хранение и использование печатей и штампов в Совете возлагается на должностных лиц и руководителей структурных подразделений Совета. Право использования печатей и штампов в структурных подразделениях Совета предоставляется должностным лицам на основании функциональных обязанностей, утвержденных должностным регламентом или должностной инструкцией.

           Передача печатей и штампов посторонним лицам и вынос их из помещений, занимаемых  Советом,  не допускается.

8.2.3. Проверка наличия, порядка хранения печатей и штампов проводится не реже одного раза в год. В аппарате Совета проведение проверки возлагается на руководителя аппарата Совета.

          8.2.4. По каждому факту утраты печатей и штампов проводится служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к ответственности. Расследование по каждому факту утраты проводится в обязательном порядке с привлечением работников Совета. Утраченные печати и штампы снимаются с учета по акту.

       8.2.5. Гербовые печати в Совете ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности  (приложение № 21).

          Гербовой печатью заверяются подписи Главы, заместителя Главы, а также других должностных лиц, которым доверенностью или распоряжением Главы предоставлены соответствующие полномочия. 

           8.2.6. Печати и штампы, пришедшие в негодность в случае их износа или повреждения, а также переименования (реорганизации) Совета, его отделов,  подлежат возврату по месту выдачи  и уничтожаются по акту комиссией в составе не менее трех человек с соответствующей пометкой  в журнале. Состав комиссии утверждается руководителем аппарата Совета.

 СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК

 Главного архивного управления

при Кабинете Министров

Республики Татарстан

№___ от __________

                                                                                                      Приложение № 1

Глава Верхнеуслонского

муниципального района                                                        М.Г. Зиатдинов

   Заместитель Главы

   Верхнеуслонского

   муниципального района                                                     С.В. Осянин

Глава Верхнеуслонского

муниципального района                                                        М.Г. Зиатдинов

Глава Верхнеуслонского

муниципального района                                                        М.Г. Зиатдинов

Председатель Совета,

Глава Верхнеуслонского

муниципального района                                                        М.Г. Зиатдинов